Politique externe de protection des données
1. Objet
La société Européenne d’Hôtellerie, en tant que responsable de traitement (ci-après désignée « SEH », « nous » ou le « Responsable de traitement »), porte une attention particulière à la protection des données à caractère personnel que vous lui fournissez ou qu’elle peut collecter.
SEH s’engage à garantir la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après dénommée la « Règlementation »).
La présente politique de confidentialité (ci-après désignée la « Politique de confidentialité ») a pour objet de vous informer sur les traitements de vos données à caractère personnel mis en œuvre par SEH.
Vous êtes invités à prendre connaissance de ce document avant de nous soumettre vos données à caractère personnel.
2. Définitions
· Données à caractère personnel (ci-après désignées « Données ») : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
· Destinataire : Personne physique ou morale, autorité publique, service ou tout autre organisme habilité à obtenir communication de Données enregistrées dans un fichier ou un traitement en raison de ses fonctions.
· Personne concernée : Personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement.
· Responsable de traitement : Personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
· Sous-traitant : Personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme à qui le Responsable de traitement confie des opérations de Traitement pour son propre compte.
· Traitement : Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectués ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des Données ou à des ensembles de Données opérés pour le compte du Responsable de Traitement, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
3. Identité du Responsable de traitement
La société Européenne d’Hôtellerie, société anonyme coopérative de commerçants-détaillants à conseil d'administration, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 328 179 726, dont le siège social est situé 22 rue Maurice Grimaud, 75018 PARIS, est Responsable de traitement de vos Données.
Lorsque vous nous fournissez des Données dans le cadre de l’utilisation des sites internet de SEH (accessibles depuis les URL suivants : https://www.theoriginalshotels.com/ et https://theoriginals.bonkdo.com/fr) (ci-après désignés les « Sites »), vous êtes la Personne concernée.
Vous pouvez contacter notre DPO au sujet de la protection de vos Données à caractère personnel à l’adresse email suivante : dpo@theoriginalshotels.com
4. Quelles sont les Données à caractère personnel collectées ? Quand sont-elles collectées ?
Nous collectons et traitons les Données suivantes :
· Données d’identification : état civil, nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, date de naissance adresse de facturation ;
· Données d’ordre économique et financier : coordonnées bancaires et données de paiement ;
· Données relatives au suivi de votre relation avec SEH : historique de vos demandes de contact, de renseignement ou de services ;
· Données relatives à vos réservations de séjour : informations de séjour (hôtels, dates, biens et services achetés), situation familiale, situation personnelle, habitudes de consommation. Dans ce cadre, nous pouvons également être amené à collecter et traiter certaines Données dites « sensibles » lorsqu'elles sont nécessaires pour répondre à des demandes spéciales de votre part (par exemple un état de santé nécessitant un aménagement spécifique ou des allergies alimentaires) et que nous avons obtenu votre consentement à cette fin ;
· Données relatives au programme de fidélité : numéro d’identification, date d’adhésion, solde de points de fidélité, avantages utilisés ;
· Données de réseaux sociaux : Identifiants de comptes de réseaux sociaux, photo de profil et autres données déjà publiques, ou informations mises à disposition en établissant le lien avec les comptes de réseaux sociaux et de fidélité.
· Données relatives à l’historique de trafic et de navigation sur les Sites : données de connexion (adresse IP, données de tracking… Pour en savoir plus, consultez notre Politique cookies).
Nous collectons et traitons vos Données notamment lorsque :
· Vous naviguez sur les Sites, par le biais de cookies, qui sont de petits fichiers texte placés sur votre navigateur et qui permettent notamment d’enregistrer vos préférences et de suivre votre activité sur les Sites. Pour plus d’informations sur les cookies, vous pouvez consulter notre Politique cookies ;
· Vous remplissez les formulaires disponibles sur les Sites (réservation, commande, inscription à la newsletter, adhésion au programme de fidélité, organisation de séminaires, contact…) ;
· Vous acceptez l’intégration des Données de vos comptes de réseaux sociaux sur les Sites.
5. Quelles sont les finalités ? Quelle est la durée de conservation des Données ?
Vous trouverez ci-dessous les fondements (bases légales) et durées de conservation que nous appliquons aux traitements réalisés sur vos Données :
Traitement | Finalité(s) du traitement | Base(s) légale(s) | Conservation |
Réservation de séjour | Gestion et suivi de la réservation de séjour sur le site internet Envoi de la confirmation ou de l’annulation de la réservation par courrier électronique | Contrat | Durée de la relation contractuelle augmentée de 5 ans à titre probatoire |
Facturation | Edition des factures Envoi des factures | Contrat | 10 ans |
Enquêtes de satisfaction | Envoi des questionnaires d'avant et d'après séjour par courrier électronique | Intérêt légitime | 2 ans |
Réclamations clients | Gestion et suivi des réclamations clients sur leur séjour | Contrat | Durée de la relation contractuelle augmentée de 5 ans à titre probatoire |
Commandes sur la Boutique Cadeaux | Gestion et suivi des commandes sur la Boutique Cadeaux | Contrat | Durée de la relation contractuelle augmentée de 5 ans à titre probatoire |
Newsletter | Gestion du consentement Gestion de l’envoi de la newsletter Gestion des demandes d’abonnements et désabonnements | Consentement | Jusqu'au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact avec SEH émanant de vous |
Prospection commerciale | Prise de contact avec les prospects | Consentement | Jusqu'au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact avec SEH émanant de vous |
Programme de fidélité | Mettre à jour les informations personnelles du client Supprimer le compte du client à sa demande Suivi des avantages fidélité utilisé ou non par le client | Contrat | Durée de l’adhésion au programme de fidélité augmentée de 5 ans à titre probatoire |
Animation et personnalisation des offres | Envoi de communications commerciales personnalisées | Intérêt légitime : promouvoir l’activité et les services de SEH | Jusqu’à l’exercice du droit d’opposition et au plus tard 3 ans à compter du dernier contact avec SEH émanant de vous |
Séminaires | Gestion de l’organisation des séminaires Envoi des devis | Contrat | Durée de la relation contractuelle augmentée de 5 ans à titre probatoire |
Contact | Répondre aux demandes de contact des utilisateurs des Sites | Intérêt légitime : répondre à vos demandes de contact | Durée nécessaire pour répondre à votre demande de contact augmentée si nécessaire, pour la durée nécessaire à une obligation légale ou la préservation des droits et intérêts de SEH |
Demandes d’exercices de droit | Répondre aux demandes d’exercice de droit Suivre la demande et la documenter | Obligation légale | Pendant 5 ans à compter du traitement de la demande, augmentée le cas échéant pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires et pour les durées de prescription légales et réglementaires françaises et européennes |
Gestion des Sites | Se reporter à la Politique cookies | ||
6. Quels sont les destinataires des Données ?
Vos Données à caractère personnel sont susceptibles d’être transmises à :
· Des destinataires internes : vos Données sont susceptibles d’être transmises aux services et personnels habilités de SEH, pour atteindre les finalités définies dans la Politique de confidentialité. Seules les Données strictement nécessaires à la réalisation de ces finalités leur sont transmises ;
· Des destinataires externes : vos Données sont susceptibles d’être transmises à des services externes, notamment les services et personnels habilités des hôtels adhérents à notre coopérative, Sous-traitants, prestataires, fournisseurs ou partenaires de SEH, pour atteindre certaines finalités définies dans la Politique de confidentialité. Seules les Données strictement nécessaires à la réalisation de ces finalités leur sont transmises.
7. Quelle protection en cas de transfert des Données hors Union Européenne ?[AL1]
Vos Données sont susceptibles d’être transférées en dehors de l'Union Européenne. SEH met en œuvre toutes les garanties nécessaires pour protéger vos Données, soit en ne les transférant que vers des pays dont la Commission européenne a reconnu qu’ils offraient un niveau de protection adéquat, soit en encadrant leur transfert par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
8. Quels sont vos droits ?
Conformément à la Réglementation, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de vos Données, de limitation et d’opposition au traitement de vos Données et du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos Données après votre décès.
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait de votre consentement.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Pour plus d’informations sur vos droits, consultez le site internet de la CNIL accessible depuis l’URL suivant : cnil.fr.
L’exercice des droits peut s’effectuer :
· Par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@theoriginalshotels.com ;
· Par courrier postal à l’adresse suivante : SA EUROPEENNE D’HÔTELLERIE, 22 rue Maurice Grimaud – 75018 PARIS.
Dans le cadre de l’exercice de vos droits, vous devez justifier de votre identité par tout moyen. En cas de doute sur votre identité, SEH se réserve le droit de vous demander des informations supplémentaires lui paraissant nécessaires à votre identification et notamment une photocopie de votre pièce d’identité.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.